Communication Policy for Synchronous and Asynchronous Online Training

1- وسائل الرد على استفسارات المتدرب

• البريد الإلكتروني:

  info@arkan-center.com

• رسائل النظام (حساب المتدرب)

• الواتساب (للمستعجلة او الطارئة):

  محادثة مباشرة واتس أب

• الهاتف (للمستعجلة او الطارئة):

  0506308330

2- آلية الإجابة على استفسارات المتدرب

• الاستفسارات المستعجلة يتم الرد عليها بالواتساب او الاتصال المباشر بالمدرب عن طريق هاتف المركز فقط وليس عن طريق جوال المدرب.
• الاستفسارات العادية يتم الرد عليها خلال عمل.
• تحديد ساعة مكتبية افتراضية لكل مدرب.
• لا يتم استقبال الاستفسارات (باستثناء العاجلة) أيام الاجازات.

الخدمات والأنظمة المشمولة بالدعم الفني

• الالتحاق بالدورات وحل المشكلات التقنية التي تواجه المستخدمين.
• التدريب على المنصة الإلكترونية واستخدامها والاستفادة من مزاياها.
• التأهيل اللازم للمستخدمين.
• تسجيل الدخول الى المنصة التعليمية وإنشاء حساب للمتدرب.
• حضور الدورة واستخدام تطبيقات البث المباشر.
• دخول المدرب للمنصة.
• استخراج شهادة المتدرب من منصة منار.

سياسة التواصل عند تقديم التدريب بالنمط الإلكتروني المتزامن

يعتبر التواصل أحد البرامج المهمة التي يعنى مركز أركان المعرفي للتدريب بها ويوليها عناية فائقة باعتبار أن التواصل هو بوابة المركز التي لا تغلق ونافذته التي لا تحجب.

وتقوم سياسة التواصل في المركز على ثلاثة محاور أساسية هي:

المحور الأول: التواصل الداخلي

وفي هذا المحور يعمل المركز على ايجاد طرق ووسائل لتواصل أقسامه والعاملين فيه تواصلا عمليا يسهل اجراءات المركز الادارية والتدريبية ويحقق انسجاما قويا بين أعضاء فريق العمل.

وقد اعتمد المركز لذلك عددا من الأساليب والوسائل كما يلي:

• أجهزة الاتصالات الداخلية بين الأقسام بعضها ببعض وبين العاملين.
• البريد الإلكتروني الداخلي الخاص بالعاملين والمقرر من خلال الشبكة الداخلية للمركز.
• مجموعات برامج التواصل الاجتماعي (واتساب) (سيتم الرد على استفسارك خلال 24 ساعة عمل).
• الاجتماعات الدورية.

المحور الثاني: التواصل الخارجي

وفيه يعمل المركز على التواصل مع المؤسسات الرسمية (الحكومية / القطاع الخاص / المؤسسات غير الربحية) من أجل انجاز المهمات أو استخراج التصاريح اللازمة للتدريب وبرامجه أو عقد الشراكات ونحوها.

وفي هذا المحور يعتمد المركز على الوسائل التالية:

• مواقع الويب الرسمية التابعة لتلك الجهات.
• البريد الإلكتروني الرسمي المعتمد لها.
• مواقع التواصل الاجتماعي المعتمدة والمرتبطة بتلك الجهات.
• أرقام الاتصال المعلنة لتلك الجهات.
• المكاتبات الورقية في كل ما لا يمكن انجازه إلكترونيا.

المحور الثالث: التواصل مع المستفيد (المتدرب)

وهذا المحور يعتبر أهم المحاور باعتباره مرتبطًا بعنصر العمل الأساسي للمركز ومتمحور حوله، وهو المتدرب.

حيث تشكل عملية التواصل معه إحدى أهم مغذيات التغيير داخل المركز.

ومن أجل جودة هذا التواصل وسلامته وضمان الاستفادة القصوى منه جعل المركز عددا من الوسائل والاساليب تحققه .. وهي كالتالي:

• قنوات الاتصال بين المركز والمتدرب من خلال الموقع الالكتروني والذي تم تزويده بأيقونات اتصال متعددة تضمن وصول المعلومة من والى المتدرب ويمكن من خلالها ايصال الاستفسار او الفكرة او المقترح أو حتى المشكلة.
• منتديات النقاش المصاحبة للدورات الغير متزامنة والتي تمكن المتدرب من التواصل مع المدرب من جهة ومن جهة اخرى يمكنه التواصل مع زملاءه.
• المحادثات المباشرة (الشات) المفتوح مجانا مع أي دورة أثناء تقديمها مباشرة.
• حساب المركز (واتساب) والذي يستقبل التواصل مع المتدرب بشكل دائم على مدار الساعة (0506308330) (سيتم الرد على استفسارك خلال 24 ساعة عمل)
• البريد الالكتروني للمركز والذي يستقبل مراسلات المتدرب: info@arkan-center.com.
• حساب المركز على تويتر: @___arkan

آداب التواصل

• الاحترام المتبادل.
• عدم الإساءة للآخرين بشكل مباشر أو غير مباشر.
• عدم الخوض في مناقشات سياسية أو دينية (خارج إطار المقرر).
• خلو المشاركات من الاخطاء اللغوية والنحوية.
• التنظيم والتسلسل في الافكار المطروحة.
• عدم التفريط في استخدام الفكاهة والحذر من استخدام السخرية بما يسيء للزملاء والمدربين.
• عدم التفريط في استخدام الرموز والوجوه التعبيرية.
• اللباقة العالية في الالفاظ والحوار.

الإجراءات التي تتخذها الجهة في حال مخالفة آداب التواصل

• تلقي المخالفات المحالة من نظام الشكاوى في المنصة.
• التواصل مع أصحاب الشأن بطريق المراسلات أو الاتصالات الهاتفية أو بأي وسيلة تحقق علم المخاطب.
• طلب الإفادة المكتوبة من عضو المنصة بشأن المخالفة المنسوبة إليه.
• الرفع لإدارة المنصة المخالفات المنظورة أو بمرتكبها، على أن تعنون الخطابات بعبارة (سري).
• دراسة المخالفات وتحليلها، وفق الأسانيد النظامية.
• رفع التوصيات إلى مجلس الإدارة بموجب محضر موقع من أعضاء اللجنة مشتملا على الوقائع والحيثيات والنتائج والتوصيات.

1- Methods for Responding to Trainee Inquiries

• Email:

  info@arkan-center.com

• System messages (Trainee Account)

• WhatsApp (for urgent or emergency inquiries):

  Direct WhatsApp chat

• Phone (for urgent or emergency inquiries):

  0506308330

2- Mechanism for Answering Trainee Inquiries

• Urgent inquiries are answered via WhatsApp or direct contact with the trainer through the center's phone only, not through the trainer's personal phone.
• Normal inquiries are answered during working hours.
• Each trainer has a designated virtual office hour.
• Inquiries (except urgent ones) are not accepted on holidays.

Services and Systems Covered by Technical Support

• Enrollment in courses and resolving technical issues faced by users.
• Training on the electronic platform, its use, and its benefits.
• Necessary user training.
• Logging into the educational platform and creating a trainee account.
• Attending the course and using live streaming applications.
• Trainer access to the platform.
• Issuing a trainee certificate from the Manar platform.

Communication Policy When Providing Synchronous E-Learning

Communication is one of the important programs that Arkan Knowledge Center for Training focuses on, as it is the center's gateway that never closes and its window that is never obscured.

The communication policy at the center is based on three main axes:

First Axis: Internal Communication

In this axis, the center works on finding ways and means for its departments and staff to communicate effectively to facilitate administrative and training procedures, ensuring strong harmony among team members.

The center has adopted several methods and means for this purpose:

• Internal communication devices between departments and staff.
• Internal email for staff, provided through the center's internal network.
• WhatsApp groups (inquiries will be answered within 24 working hours).
• Regular meetings.

Second Axis: External Communication

In this axis, the center communicates with official institutions (governmental, private sector, non-profit organizations) to complete tasks, obtain necessary training permits, establish partnerships, and more.

The center relies on the following methods for this purpose:

• Official websites of those entities.
• Official email addresses provided by those entities.
• Official social media accounts of those entities.
• Published contact numbers of those entities.
• Paper correspondence for matters that cannot be handled electronically.

Third Axis: Communication with the Beneficiary (Trainee)

This axis is considered the most important as it is related to the center's primary element of work, which is the trainee.

Communication with the trainee is one of the main drivers of change within the center.

To ensure quality and effective communication, the center has implemented several methods and means:

• Communication channels between the center and the trainee through the website, which is equipped with multiple contact icons to ensure information can be exchanged easily. This allows trainees to send inquiries, ideas, suggestions, or even report issues.
• Discussion forums accompanying asynchronous courses, enabling trainees to communicate with trainers and with their peers.
• Free live chat available with any course during its live session.
• The center's WhatsApp account, which is available for trainee communication 24/7 (0506308330) (inquiries will be answered within 24 working hours).
• The center's email for trainee communications: info@arkan-center.com.
• The center's Twitter account: @___arkan

Communication Etiquette

• Mutual respect.
• No direct or indirect offense to others.
• Avoid political or religious discussions (outside the course framework).
• Ensure the language and grammar are correct.
• Organized and sequential presentation of ideas.
• Moderate use of humor, avoiding sarcasm that may offend colleagues and trainers.
• Moderate use of symbols and emoticons.
• High politeness in words and dialogue.

Actions Taken in Case of Communication Etiquette Violation

• Receive violations reported through the platform's complaint system.
• Communicate with the concerned individuals through correspondence, phone calls, or any means that ensures the recipient is informed.
• Request a written statement from the platform member regarding the alleged violation.
• Report violations to the platform management, ensuring that the communications are marked as "confidential."
• Study and analyze violations according to legal grounds.
• Submit recommendations to the Board of Directors with a signed report from committee members, including facts, reasons, results, and recommendations.